Recrutement d’un salarié : formalités administratives

Les différentes déclarations

Une fois votre premier salarié recruté, vous devez déclarer votre 1^ère embauche auprès de l’inspection du travail et de l’URSSAF par LRAR. La déclaration auprès de l’URSSAF doit intervenir avant l’embauche et vous permet, en une fois, d’effectuer votre immatriculation auprès de l’URSSAF, votre affiliation au régime d’assurance chômage, l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ainsi que votre demande d’adhésion au service de santé au travail.

La santé de votre salarié

En tant qu’employeur vous devez également prendre rendez-vous avec le service de santé au travail afin d’organiser le suivi médical de votre futur salarié qui se traduira par une visite d’information et de prévention (VIP) ou par une visite médicale d’aptitude. La VIP concerne tous les salariés qui ne sont pas affectés à des postes comportant des risques. Elle doit être effectuée dans les 3 mois de la prise effective du poste. Si le nouveau salarié est affecté à un poste à risque, il doit effectuer un examen médical afin que le médecin du travail vérifie son aptitude au poste avant son entrée en fonction.

L’évaluation des risques professionnels

En tant qu’employeur vous devez être vigilent aux risques professionnels et les évaluer avant de les retranscrire dans un document qui mentionnera les mesures préventives mises en œuvre et à mettre en œuvre. Ce document doit régulièrement être mis à jour. Pour se faire, vous pouvez solliciter de l’aide auprès du médecin du travail ou de l’inspection du travail.

La convention collective applicable

Concernant les formalités de pré-embauche, vous devez également vérifier si une convention collective s’applique à votre activité principale puisque la convention fixe la classification professionnelle, les rémunérations obligatoires, la période d’essai applicable, etc.

En matière de protection sociale du salarié, vous devez procéder à certaines adhésions au nom de l’entreprise : activer votre compte cotisant URSSAF, adhérer aux régimes de retraite complémentaire Arrci et Agirc, mettre en place la mutuelle et identifier si la convention collective applicable ou le statut cadre du salarié implique un régime de prévoyance obligatoire.

Pour mener à bien ces différentes missions, vous pouvez contacter plusieurs organismes assureurs afin de choisir celui qui correspondra la mieux à vos contraintes légales, conventionnelles et surtout budgétaires.

L’affichage dans l’entreprise

Votre statut de nouvel employeur vous oblige également à afficher certaines informations dans l’entreprise et à organiser la communication de ces informations aux salariés : coordonnées de l’inspection et du médecin du travail, les consignes en cas d’incendie, etc.

Enfin, vous devez obligatoirement tenir un registre unique du personnel en y inscrivant chaque salarié, stagiaire et intérimaires avec les dates d’embauche et de départ du salarié. Avant toute embauche, pensez également à vérifier si vous pouvez bénéficier d’une aide à l’embauche. Le recours à un expert peut valoir le coup dans cette hypothèse !

• Elodie Tabel-Diffaza, responsable gestion sociale du groupe In Extenso