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Recrutement : les démarches administratives

   

Notre expert

Tabel-DiffazaElodie Tabel-Diffaza

Responsable Nationale Gestion Sociale chez IN EXTENSO

Ce qu’il faut savoir

  • Embaucher votre premier salarié impose de respecter de nombreuses formalités administratives et juridiques.
    Faire l’impasse sur ces formalités vous expose à des sanctions civiles et pénales lourdes.
    Pour commencer, déclarez votre 1ère embauche à l’inspecteur du travail par lettre recommandée avec accusé de réception.
    En tant qu’employeur, vous êtes également tenu de déclarer cette nouvelle recrue auprès de l’URSSAF.
  • Cette déclaration doit impérativement être effectuée avant l’embauche.
    Par cette seule déclaration, vous effectuez :
    – Votre immatriculation auprès de l’URSSAF
    – Votre affiliation au régime d’assurance chômage
    – L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie
    Votre demande d’adhésion au service de santé au travail
    Il s’agit d’une formalité à ne surtout pas négliger ! Ce rendez-vous est fait pour organiser soit une visite d’information et de prévention (la VIP) soit une visite médicale d’aptitude.
    La VIP concerne tous les salariés non affectés à des postes à risques et doit être réalisée dans les 3 mois suivant la prise effective de poste.
  • En revanche, si le nouvel embauché est affecté à un poste à risques, il doit rencontrer le médecin du travail en vue d’un examen médical jugeant de son aptitude au poste.
    Dans ce cas, l’examen doit obligatoirement être réalisé avant la prise de fonction du salarié.
  • Vous devez rechercher si une convention collective s’applique à votre activité principale. Si c’est le cas, vous devrez respecter certaines dispositions, notamment en matière de classification professionnelle, de rémunérations obligatoires ou encore, la période d’essai applicable….

Savoir identifier les risques

  • Vous devez identifier et évaluer ces risques professionnels auxquels est exposé votre salarié puis les retranscrire dans un document unique. Ce document unique doit mentionner les mesures préventives à mettre en œuvre et devra être mis à jour régulièrement.
    Notre conseil, faites-vous aider, par exemple par l’Inspection du travail ou le médecin du travail.

     

    – Activation, en effet, de votre compte cotisant auprès de l’URSSAF
    – Adhésion également aux régimes de retraite complémentaire Arrco et Agirc dont relève votre entreprise
    – Il vous faut aussi mettre en place un régime frais de santé…en clair, la mutuelle
    – Identifiez également si un régime de prévoyance est éventuellement obligatoire en application de votre convention collective ou en vertu du statut cadre de votre salarié.

  • Notre conseil : n’hésitez pas à contacter plusieurs organismes assureurs pour choisir celui qui correspond le mieux à vos contraintes légales, conventionnelles mais aussi…budgétaires.
  • Le nouvel employeur doit procéder à l’affichage d’informations obligatoires et organiser la communication au salarié de certaines informations.
  • En pratique, il est courant d’afficher ces informations sur un seul tableau. Ces informations, ce sont par exemple, les coordonnées de l’inspecteur du travail, du médecin du travail ou encore les horaires collectifs et les consignes en cas d’incendie.

A quoi sert-il ?

  • C’est un registre – obligatoire – où vous devez inscrire chaque salarié, chaque stagiaire mais aussi les intérimaires. Y figurent notamment les dates d’embauche et de départ du salarié. Vous pouvez facilement vous procurer ce document sur internet.
  • Dernier conseil : avant de déclarer et de formaliser l’embauche de tout nouveau salarié, vous devez systématiquement avoir le réflexe d’identifier si vous pouvez bénéficier d’une aide à l’embauche.
  • Pour trouver ces informations sur internet, mais n’hésitez pas également à vous faire conseiller par un expert, ça peut vraiment valoir le coup !
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